Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) (General Data Protection Regulation (GDPR))
(Verordening EU nr. 2016/679 van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens.)
REGISTER VAN DE VERWERKINGSACTIVITEITEN
1. WIE BEWAART GEGEVENS?
Dit register omvat de verwerking van persoonsgegevens door de verwerkingsverantwoordelijke DHV LAW BV (handel drijvende onder DNV LAW), met ondernemingsnummer 0735.924.845, met maatschappelijke zetel te 2800 Mechelen, Van Benedenlaan 46, tel. 015/70.50.50, en met als contactpersoon voor de verwerking Mathias VERBIST, advocaat, 0494/72.54.24, mv@dnvlaw.be.
2. WELKE GEGEVENS WORDEN BEWAARD?
De persoonsgegevens die DNV LAW verwerkt kunnen, niet limitatief, navolgende identificatiefactoren omvatten : naam, voornaam, geboorteplaats en -datum, beroep, adres, rijksregisternummer, geslacht, telefoonnummer, gsmnummer, e-mailadres, bankrekeningnummer, nummerplaat. De betrokken personen zijn zowel cliënten als tegenpartijen, confraters, gerechtsdeurwaarders, experten, rechtbanken, correspondenten etc.
3. WAARVOOR WORDEN DE GEGEVENS GEBRUIKT?
Een advocaat treedt op als juridisch adviseur, vertegenwoordiger in rechte of voor andere doeleinden, en behoeft voor de goede uitvoering van het beroep verschillende vormen van informatie, documentatie en ook persoonsgegevens. In de interactie met overheden, gerechtsdeurwaarders, actoren van justitie, is het eventueel mogelijk dat persoonsgegevens dienen te worden gebruikt en/of overgemaakt.
De persoonsgegevens worden enkel verwerkt in het kader van de opdrachten die aan DNV LAW worden toevertrouwd en dit met het uitsluitend oogmerk tot juridische dienstverlening in de meest ruime zin van het woord. De data worden exclusief en alleen binnen het aspect van de specifieke dossiers verwerkt en bijgehouden.
4. HOELANG WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?
DNV LAW bewaart de persoonsgegevens van de verschillende partijen gedurende de looptijden van de opdrachten die haar worden toevertrouwd en minstens conform de geldende wettelijke termijnen toepasselijk na afsluiting van de dossiers en einde van het mandaat. Er zijn derhalve gerechtvaardigde belangen die toelaten om de bewaring van persoonsgegevens aan te houden na het afsluiten van dossiers.
5. WAAR EN HOE WORDEN DE GEGEVENS BEWAARD?
a. Papieren versie van dossiers :
Toegang tot het kantoor van DNV LAW kan uitsluitend verschaft worden mits gebruik van een beveiligde toegangssleutel, alsook wordt gebruik gemaakt van een camerasysteem (met opnamemodule) teneinde te verifiëren wie zich toegang tot het kantoor wenst te verschaffen.
b. Elektronische versie van dossiers :
Het kantoor werkt met een cloudsysteem inzake de toegankelijkheid tot haar dossiers. Er wordt specifieke softwareprogrammatuur (KLEOS van Wolters Kluwer Belgium NV) gebruikt, op maat van het advocatenkantoor, dewelke toegankelijk is via (vaste) PC’s, laptops en smartphones. Elk toestel is dubbel beveiligd door een eerste individueel paswoord om het toestel te activeren en een tweede (verschillend van het eerste) om het programma KLEOS te kunnen openen.
Voor het gebruik van e-mails geldt een overeenkomst met one.com, opnieuw met individuele paswoorden per gebruiker, beheerd door onze IT-partner, met wie de meest uitgebreide technische maatregelen genomen werden voor de opzet en infrastructuur van onze systemen.
6. WELKE RECHTEN HEEFT U ALS CLIËNT?
U hebt recht op inzage van uw eigen persoonsgegevens. U kan deze opvragen, inkijken, corrigeren en eventueel laten wijzigen.
In bepaalde gevallen kan u ook vragen om de verwerking van de gegevens tijdelijk te beperken. Deze vragen kunnen enkel geweigerd worden indien deze een ernstige bedreiging vormen voor uw gezondheid/veiligheid. Een vraag tot het verwijderen van persoonsgegevens of een beperking van de verwerking ervan kan enkel indien er geen wettelijke verplichtingen op de verwerking en bewaartermijnen van deze gegevens rusten.
Indien u een inbreuk vermoedt op de verwerking van uw persoonsgegevens en DNV LAW kan hieromtrent geen uitsluitsel bieden, hebt u steeds de mogelijkheid een klacht neer te leggen bij de gegevensbeschermingsautoriteit (contact@apd-gba.be).
Mechelen, 1 februari 2021
DNV LAW (DHV LAW BV)